Wie zijn wij ?

Voka, vertegenwoordigt het grootste en meest dynamische ondernemersnetwerk in Vlaanderen. Ondernemen doe je niet alleen. Een dynamisch en groot netwerk is essentieel om op koers te blijven en te groeien als ondernemer. Voka stimuleert ondernemingen om op hun  eigen ritme bij te leren en inspiratie op te doen via specifieke communities. Voka verruimt de blik van ondernemers en vergroot actief het netwerk door allerlei events en activiteiten te organiseren.

In Voka – Kamer van Koophandel West-Vlaanderen staan we zeer dicht bij onze leden/ondernemers en weten we als geen ander wat er bij hen leeft. We bedenken, maken en communiceren ons activiteitenaanbod zelf: campagnes, video's, events, beurzen, social media, websites, nieuwsbrieven, brochures, enzovoort. Het team Marketing, Communicatie en events is hierbij de centrale spil.

Ter versterking van ons team zijn we momenteel op zoek naar een collega Event Coördinator.

Ben jij creatief en sterk in organisatie? Zoek je een afwisselende functie met verantwoordelijkheid en autonomie? Dan zoeken we jou misschien wel? Zeker indien je planmatig werken combineert met een zeer pragmatische aanpak en voldoende aandacht hebt voor budgetbewaking.

Ben jij het creatief en organisatorisch talent dat ons team komt versterken ?

Je coördineert de organisatie van interne en externe events en je vormt het aanspreekpunt voor de interne medewerkers en externe partners.

Je voornaamste taken en verantwoordelijkheden:

•       Je organiseert zowel kleine, middelgrote als grote events en houdt bij de organisatie rekening met de aard van het event, de inhoudelijke boodschap die gebracht moet worden, de financiële doelstellingen, het doelpubliek en de corporate branding;

•          Je staat in voor de totale aanpak en uitvoering van de verschillende events en activiteiten. Dit doe je van A-Z, vanaf het eerste idee van jezelf of van de collega’s, over het uitwerken van het concept, de afstemming met de collega’s van communicatie , de opvolging van leveranciers, de logistieke organisatie, aanwezigheid ter plekke, tot de evaluatie richting alle betrokkenen achteraf;

•          Je bouwt een netwerk van partners, leveranciers en dienstverleners op en houdt vinger aan de pols m.b.t. alle nieuwigheden op vlak van locaties, catering, beleving en animatie, verhuring, …

•          Je maakt kostenramingen op en bewaakt alle financiële afspraken en administratieve stappen voor de uitvoering per event (formaliteiten, toestemmingen, offertes, contracten, onderhandelingen, draaiboeken, registraties, ….);

•          Je stelt mee communicatie en marketingplannen op voor de geplande events en toetst de organisatie regelmatig af met de interne stakeholders. Je staat hiervoor in nauw contact met de directie.