Werken bij Voka, dat geeft zin!

Want bij het grootste ondernemersnetwerk van Vlaanderen werk je aan een duurzamer, digitaler, gezonder en inclusiever Vlaanderen waar het beter is om te ondernemen én om te leven. Samen met meer dan 350 collega’s over heel Vlaanderen doe je ondernemerschap groeien, waar iedereen beter van wordt. Je komt in contact met 18.000 ondernemingen die lokaal, nationaal en internationaal wegen. Zo heb je bij Voka de kans om een breed en relevant netwerk uit te bouwen en je horizon te verbreden. Door de grote variëteit aan inspirerende contacten en activiteiten bij Voka is elke dag anders en krijg je vele opportuniteiten.

Als Coördinator CEO Office bij Voka - Vlaams netwerk van ondernemingen ben je de betrouwbare rechterhand van onze CEO. Je organiseert zijn dagelijkse werking, coördineert bestuurszaken en zorgt voor een vlotte samenwerking met interne en externe contacten.

Je brengt overzicht, denkt vooruit en zorgt voor een professionele ondersteuning tot in de details.

Je combineert inzicht en een scherp oog voor prioriteiten met plezier in praktisch organiseren. Je anticipeert op behoeften, stelt oplossingen voor en neemt initiatief binnen de afgesproken verantwoordelijkheden. Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO en werkt nauw samen met de voorzitter, bestuurders, directieleden en assistentes van andere teams.

Agenda en ondersteuning van de CEO

• Je beheert een complexe, veranderlijke agenda volgens de afgesproken prioriteiten, met aandacht voor voorbereiding, verplaatsingen en geconcentreerd werk.

• Je organiseert interne en externe afspraken, screent vragen, bereidt dossiers praktisch voor en uitnodigingen en legt keuzes gericht voor aan de CEO.

• Als gatekeeper bewaak je de afspraken over bereikbaarheid en beschikbaarheid van de CEO, met tact en gevoel voor verhoudingen.

• Je coördineert vervoer en organiseert reizen en praktische ondersteuning. Je denkt ook aan de kleine zaken die een drukke dag vlot laten verlopen.

Voorbereiding, communicatie en opvolging

• Je verzamelt briefings en vergaderstukken en bewaakt de tijdige aanlevering door collega’s.

• Je bereidt correspondentie en documenten voor, kijkt ze kritisch na en zet skeletpresentaties klaar in Canva, volgens de Voka-huisstijl.

• Je houdt actiepunten en deadlines bij en zorgt voor consequente opvolging.

• Je registreert bezoeken, contacten en afspraken in het CRM en houdt dossiers en contactgegevens actueel.

• Je bent een professioneel en discreet aanspreekpunt voor ondernemers, bestuurders, beleidsmakers en collega’s.

Bestuurszaken en bijeenkomsten

• Je plant raden van bestuur, bestuurscomités en de algemene vergadering en bewaakt de jaarlijkse bestuurskalender.

• Je coördineert uitnodigingen, agenda’s, vergaderstukken en verslagen.

• Je verzorgt de communicatie met bestuurders en zorgt voor een gastvrij onthaal en een vlekkeloze praktische organisatie, inclusief catering en technische voorzieningen.

• Je houdt bestuursdossiers en contactlijsten bij en ondersteunt de onboarding van nieuwe bestuurders.

• Je volgt administratieve formaliteiten en termijnen op, waaronder benoemingen, mandaten en publicaties in het Belgisch Staatsblad.

• Je leest eenvoudige contracten kritisch na, signaleert aandachtspunten en betrekt waar nodig juridische expertise.

Samenwerking en praktische organisatie

• Je werkt nauw samen met de assistentes van andere teams en stemt planningen, informatie en ondersteuning zorgvuldig af.

• Je beheert het economaat, organiseert bestellingen en volgt bijbehorende administratie op.

• Je ondersteunt de medewerker facility bij het nemen van contacten met leveranciers en het opvolgen van contracten.

• Je ondersteunt ad-hocprojecten en bijeenkomsten voor de hele organisatie.

• Je stelt verbeteringen voor die de dagelijkse werking en samenwerking efficiënter maken en springt bij waar nodig.

Wie zoeken we?

• Je hebt een bachelor- of masterdiploma en een masterdenkniveau, verworven door opleiding of ervaring. Je begrijpt complexe informatie en bestuurlijke verhoudingen en haalt tegelijk voldoening uit praktisch organiseren en zorgvuldig ontzorgen.

• Je hebt minstens tien jaar relevante ervaring in de ondersteuning van een CEO, algemeen directeur of vergelijkbare eindverantwoordelijke.

• Je beschikt over juridische basiskennis. Een opleiding rechtspraktijk of ervaring met bestuurszaken is een belangrijke troef.

• Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en betrouwbaar. Je denkt vooruit en weet wanneer je zelfstandig kunt handelen en wanneer afstemming nodig is.

• Je combineert discretie en diplomatie met assertiviteit en een sterke dienstverlenende ingesteldheid.

• Je blijft rustig bij wijzigingen, bent flexibel en werkt graag samen met collega’s.

• Je communiceert uitstekend in het Nederlands en professioneel in het Frans en Engels.

• Je werkt vlot met Microsoft 365, Sharepoint, Canva en CRM-systemen en maakt je nieuwe digitale toepassingen snel eigen.

• Een veelzijdige vertrouwensfunctie dicht bij de leiding van Voka, met verantwoordelijkheid, ruimte voor initiatief en betrokken collega’s. Je ondersteunt de CEO en de bestuurswerking van een organisatie die ondernemerschap centraal stelt.

  Je werkt in principe voltijds op kantoor in Brussel en stemt je werkorganisatie flexibel af op de agenda en ondersteuningsbehoeften van de CEO. Je vakantie plan je in overleg, rekening houdend met zijn agenda en de continuïteit van het CEO Office.

• Een marktconform salarispakket met extralegale voordelen (sociaal abonnement woon-werkverkeer, maaltijdcheques, verzekeringspakket, Flexible Income Plan, ...) 

• Ruimte voor initiatief en persoonlijke groei. 

• Een inspirerende werkomgeving waar ondernemerschap centraal staat. 

Ben jij de vooruitdenkende en zorgvuldige rechterhand die we zoeken? Dan maken we graag kennis met jou.